Об особенностях ведения учётно-отчётной документации кафедры в ПС "ИСКРА"

Об особенностях ведения учётно-отчётной документации кафедры в ПС "ИСКРА"

Созданная и успешно функционирующая в ВолгГМУ система обеспечения гарантий качества образования невозможна без цифровизации многих процессов в вузе, и предполагает, в том числе, и автоматизацию создания учётно-отчетных документов в электронной информационно-образовательной среде вуза, основанную на принципах бережливого производства.
Особого внимания заслуживает один из ключевых субъектов образовательной деятельности высшей школы - преподаватель. Планирование и учёт его педагогической деятельности осуществляется, в том числе, посредством таких документов, как индивидуальный план и отчёт педагогического работника. В плане отражается распределение всех видов выполняемой им педагогической деятельности – учебной, учебно-методической, организационной, научно-исследовательской работы, медицинской деятельности, необходимой для практической подготовки обучающихся (для клинических кафедр), повышения квалификации преподавателя и воспитательной работы, в отчете – фактическое выполнение всех видов работ. На протяжении последних лет ведение электронной формы индивидуального плана работы педагогического работника (ЭИППР) в ПС "ИСКРА" существенно облегчает подготовку документа и значительно экономит время на его формирование. На базе ЭИППР создается целый ряд документов кафедральной отчётности и отчётности по основным профессиональным образовательным программам, реализуемым в нашем вузе – это и «Персональный состав кафедры в учебном году», и «Кадровое обеспечение специальности/направления подготовки», и расчет различных аккредитационных показателей.

В рамках мероприятий по организации образовательной деятельности ВолгГМУ 15 октября 2025 года управлением образовательных программ был проведен методический семинар для руководителей образовательных программ, членов рабочих групп по качеству при УМК факультетов/ИОЗ им.Н.П.Григоренко, заведующих кафедрами, завучей, НПР кафедр, сотрудников управления образовательных программ и сотрудников ПМФИ, посвященный особенностям ведения учётно-отчётной документации кафедры в ПС "ИСКРА".
Сотрудниками управления образовательных программ были освещены общие вопросы по ведению учётно-отчётной документации кафедры в электронной информационно-образовательной среде вуза, подробно были разъяснены требования к обновлению информации в личных карточках преподавателей в ПС "ИСКРА" на текущий учебный год и проведен инструктаж по заполнению всех разделов ЭИППР, выгрузке таких документов, как «Персональный состав педагогических работников кафедры» и «Кадровое обеспечение специальности/направления подготовки».

Особое внимание докладчиками было уделено выгрузке справок кадрового обеспечения специальности/направления подготовки. По итогам прошлого года были определены основные ошибки при заполнении ЛК преподавателей, из-за которых выгрузка осуществлялась некорректно. Так, чаще всего, в ЛК отсутствовала информация о месте работы, занимаемой должности и стажа работы в учреждении практического здравоохранения/по профилю реализуемой ОП преподавателей, являющихся представителями работодателя; не было соответствующих отметок о том, что преподаватель является представителем работодателя для студентов, ОП которых он реализует. Кроме того, не всегда ЛК содержали актуальную информацию о пройденных преподавателями курсов повышения квалификации.

Важным достижением, которое позволило снизить бюрократическую нагрузку на завучей, стало сокращение периодичности заполнения карточек выполненных поручений. Теперь их подготовка осуществляется всего 3 раза, а не ежемесячно, как было ранее, – в конце каждого семестра и и по итогам полного учебного года. А автоматизирванное формирование данного документа в ПС ИСКРА существенно облегчает электронный документооборот и согласовывается с принципами бережливого производства.
С локально-нормативными документами по планированию и учёту объёма работы педагогических работников ВолгГМУ в ЭИОС можно ознакомиться по ССЫЛКЕ. 

М.В.Букатин, начальник
управления образовательных программ
В.В.Болучевская, начальник отдела
мониторинга эффективности
образовательной деятельности УОП